Paquetes Administrativos

Palabras Clave: Sistemas Administrativos, Ofimática, Paquete Administrativo.

Idea Detonante.

Todo parte desde la idea que tenemos de los Sistemas Administrativos que se ejecutan en el día a día de las organizaciones.

Con la influencia que ha tenido la tecnología en nuestra época, hubo un salto evolutivo, una transición desde los tradicionales Sistemas Administrativos, a su automatización mediante sistemas de información, obteniendo con ello, lo que hoy conocemos como la Ofimática.

Ahora bien, los Paquetes Administrativos están dentro de la Ofimática, son los tradicionales Sistemas Administrativos llevados a la plataforma digital.

Los Paquetes Administrativos son el resultado de la automatización de aquellos Sistemas Administrativos que hicieron y aún hacen vida en las organizaciones.

Pero... ¿por qué éste cambio?, la aparición de los sistemas de información significaron una oportunidad, pero no una que solo unos pocos pudieron reconocer para aprovecharla, sino una gran cantidad de personas que vieron allí una oportunidad de desarrollo, de crecimiento.

Con la Ofimática, muchos de los procedimientos rigurosos que se llevaban a cabo en la tradicional organización, se agilizaron, permitiendo expandir en consecuencia, las funciones que podría desempeñar un personal determinado.

La Ofimática facilita la ejecución de ciertas tareas en tiempo record, para ello, otras personas reconocieron otra oportunidad con la aparición de la Ofimática y se comenzaron a crear los llamados Paquetes Administrativos, ya no serían unos pocos disponibles en el mercado, casi exclusivo para grandes y medianas empresas, sino que ahora estarían disponible casi para cualquier persona u organización, haciendo más competitivo el mercado, claro está.

¿Qué son?

Los Paquetes Administrativos son aplicaciones informáticas, o software, utilizadas dentro de las organizaciones para facilitar el procesamiento de la información, y por ende, el control de diferentes áreas, de manera que ciertas funciones administrativas puedan ser agrupadas para que en consecuencia disminuyan su tiempo de ejecución, traduciéndose esto en un incremento de la eficiencia de las organizaciones.

Para ser claros en esto, se puede decir que los Paquetes Administrativos son un producto, el cual amplía las posibilidades de las organizaciones en cuanto a alcanzar la calidad en diversas áreas, desempeñando a través de estos productos, variedad de funciones administrativas, que efectuadas de ésta manera, reducen su tiempo de ejecución, lo que permite a las organizaciones dar respuestas más rápidas, como un organismo acelerado, lo que da como resultado un incremento de la eficiencia, logrando objetivos en menor tiempo.

Tipos de Paquetes Administrativos.

Como la innovación da paso a la diversidad y ambas son cualidades intrínsecas a la naturaleza humana, la sociedad no solo se quedó con la simple visión de un Paquete Administrativo, pues, esa visión se dividió al igual que el ámbito de acción de la administración.

En tal sentido, existen tantos tipos de programas como áreas o sistemas en las organizaciones, entre los que se mencionan: Sistemas de Planificación, Organización, Dirección, Control, Finanzas, Producción, etc.

Las posibilidades son casi infinitas y esa es la esencia de la Ofimática.

Por lo tanto, podríamos hablar de los diversos tipos Sistemas de Información que pueden ser implementados en cualquier organización a nivel mundial:

1) Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning o ERP por sus siglas en ingles).

2) Sistemas de Administración basada en la Relación con los Clientes (Customer Relationship Management o CRM por sus siglas en ingles).

3) Sistemas de Inteligencia Empresarial (Business Intelligence o BI por sus siglas en ingles).

4) Sistemas de Negocios entre Empresas (Business to Business o B2B por sus siglas en ingles).

5) Sistema del Negocio al Consumidor (Business to Consumer o B2C por sus siglas en ingles).

6) WEB 2.0. Es un sistema colaborativo, o también puede ser entendido como una comunidad web, en la que se le permite a los usuarios generar información, colaborando e interactuando entre ellos.

7) Sistemas específicos o a la medida. Son los diseñados para un área en específico, como el nombre lo indica, por ejemplo para control de inventarios y casos de índole similar.

También se puede agregar que hablando de modo general de los Sistemas de Información, tendremos tres tipos básicos, tales como:

1) Sistemas de Información Estratégica. Utilizados con el fin de adquirir una ventaja competitiva, bien sea mediante la modificación los objetivos que se persigan, de las operaciones que se estén llevando a cabo, de los productos o servicios que se ofrezcan, o también haciendo ajustes en las relaciones con el entorno que rodea a la organización.

2) Sistemas de Información de Apoyo a la Toma de Decisiones. Utilizados para agilizar el análisis de información concerniente a los problemas que pueda presentar determinada organización para que proceda a tomar decisiones inteligentes que le permitan lograr un posicionamiento en el mercado. La mecánica de éste tipo de Sistemas es recolectar toda la información de la empresa e irla disminuyendo hasta que se detecten problemas.

3) Sistemas de Información Transaccionales. Éste tipo de Sistemas son diseñados especialmente para la transferencia de información, ya sea información de un cliente, proveedor, consumidor, o incluso dinero, de un lugar a otro.

Mientras que, en el caso venezolano, los distintos tipos de paquetes administrativos aplicables en las organizaciones, al menos en el caso venezolano para el sector público y privado, son:

1) Software Financiero y Tributario: Gálac. Los programas desarrollados con marca Gálac son de Licencia Propietario.

2) Profit Plus, funciona bajo Licencia Propietario.

3) Saint, los programas desarrollados con marca Saint son de Licencia Propietario, es decir, se habrá de pagar para utilizarlos.

4) SPSS Statistical Data Analysis, es de Licencia Propietario, desarrollado por IBM.

5) SUGAU, es de Software Libre.

6) SIGESP, es de Software Libre.

En el caso venezolano, los únicos programas que se permiten ser utilizados en el sector público, son los libres, gracias a las políticas gubernamentales que intentan promover tales programas.

SUGAU es un Paquete Administrativo empleado en las universidades públicas de Venezuela, para el diseño del mismo, se tomó como base el SIGESP.

¿Qué usos tienen estos Paquetes en la Administración Pública y Privada en Venezuela?

En ambos ámbitos de la administración, tanto Pública como Privada, los usos son relativamente similares, el control de nómina, de cuentas por pagar, el manejo de la existencia, los pagos de impuestos (para las organizaciones que deban realizarlo), la coordinación de actividades, objetivos y metas, compra de bienes, etc.

Pero nada en ésta existencia es absolutamente perfecto (#referencia a Alberto Einstein en El Señor de los Anillos 4), es por ello que cada cosa que nos encontremos en la calle tendrá sus pros y sus contras, sin ser la excepción, de estos Paquetes Administrativos se muestran sus pros y contras correspondientes:

·         Ventajas:

1)  La organización obtiene valor agregado y ventajas competitivas.

2)  Se le brinda mayor información al usuario.

3)  Acorta la distancia y tiempo entre dos puntos que deban intercambiar información.

4)  Mayor efectividad al momento de controlar las actividades en la organización.

5) Aumenta tanto la eficiencia como la eficacia de la organización al evitar los errores, el superfluo de los recursos, al igual que las pérdidas.

6) Facilita la evaluación de los objetivos alcanzados, permitiendo también la comparación de resultados.

·         Desventajas:

1) La implementación e inducción del personal puede ser lenta.

2) La resistencia al cambio por parte del personal de la organización puede traducirse en mayores costos para la misma.

3) Diagnóstico con poco alcance, esto significa que al momento de implementarse, o antes, no se realizó un estudio de la organización que abarcará cada variable que en un corto, mediano o largo plazo, pudiera producir problemas técnicos de hardware o software, entre los aspectos que deben tomarse en cuenta antes, de modo diagnóstico, se destacan los siguientes:

• Gestión del cambio, contar con la participación del personal.
• Tiempo para la implementación y capacitación.
• Graficar el flujo de información de la organización para evaluar su comportamiento y elegir en consecuencia el Sistema más idóneo.
• Evaluar las condiciones del sistema computacional y de redes de la organización, así como sus compatibilidades con el nuevo sistema.
• Frecuencia en la actualización del sistema de información y sus posibles consecuencias en la cotidianidad de la organización.
• Y algo tan importante como conocer al proveedor del sistema de información, su confiabilidad, garantía e influencia en el mercado.

En mi opinión, las desventajas son pocas y como se ha mostrado, todo depende de ciertos factores, como lo son la disposición del personal para aprender y su aceptación del nuevo sistema, el diagnóstico es más como algo intrínseco al proceso de implementación, no se debe menoscabar su importancia, porque el mismo determinará la velocidad de adaptación del sistema en la organización.

Comparando Paquetes Administrativos.

En la siguiente matriz, usted podrá observar de manera meticulosa, la comparación entre los Paquetes Administrativos aquí presentados.

Micro Cierre

En fin, sin importar en qué parte del mundo nos encontremos o en cuál tipo de Paquete Administrativo nos enfoquemos, lo básico a saber es que estos tienen un objetivo en común, el de apoyar y facilitar la ejecución de las actividades de cualquier organización en su día a día para volverla más competitiva.